wp.pl
wp.pl
Najpopularniejszy w Polsce portal o finansach i biznesie
Jak zorganizować zebranie, by było efektywne. Poznaj najczęstsze błędy menadżerów

Jak zorganizować zebranie, by było efektywne. Poznaj najczęstsze błędy menadżerów

Fot. Squaredpixels/iStockphoto
Istnieje kilka metod na organizowanie spotkań z podległym zespołem. Część menadżerów preferuje początek tygodnia, by coś zaplanować, inni koniec, by podsumować. Są też tacy, którzy działają spontanicznie i organizują zebrania w razie potrzeby. Organizowanie i prowadzenie spotkań z pracownikami to element pracy menedżera i łatwo tu popełnić błędy, które potem rzutują na pracę zespołu, atmosferę i niestety jego wyniki. Warto zatem nauczyć się korzystać z tego narzędzia.

Zacznijmy od najczęstszych błędów, które popełniają organizujący zebrania:

  • niedopasowany dzień czy godzina zebrania
  • czas trwania spotkania
  • brak harmonogramu, porządku merytorycznego
  • nie wykorzystanie potencjału spotkania
  • nuda, każde spotkanie jest takie samo
  • monolog szefa
  • załatwianie wielu spraw przy okazji „ skoro już jesteśmy razem”
  • nie trzymanie się przez szefa czasu, tematu itp.
  • faworyzowanie podczas zebrania swoich ulubieńców
  • publiczne karanie i szukanie winnych
  • źle pojmowane pojęcie burzy mózgów

Choć powyższych podpunktów jest dość sporo to z mojego doświadczenia wynika, że to dopiero wierzchołek góry lodowej. Im bliżej przyjrzymy się tej bardzo istotnej dla funkcjonowania każdej organizacji problematyce tym więcej wypatrzymy. Co bardzo istotne najczęściej błędy wynikają z niewłaściwych nawyków szefów, braku umiejętności prowadzenia spotkań i niskiej świadomości znaczenia tego narzędzia pracy. Niestety też zbyt często menadżerowie traktują zebrania jedynie jako szansę na własne popisy i „motywowanie” pracowników w ramach grupowego dywanika.

Uporządkujmy zatem to, co warto wiedzieć i robić w kontekście efektywnego organizowania i prowadzenia spotkań. Dziś skupimy się na odpowiedzi na pytanie: Kiedy organizować spotkania? Dzień oraz częstotliwość spotkań z zespołem będzie zależał od kilku czynników. Najważniejsze jest to czy twój zespół jest miejscu, czy w terenie.

O AUTORZE

Absolwent Uniwersytetu Wrocławskiego z rekomendację trenerską I stopnia PTP. Od 11 lat prowadzi szkolenia i coaching dla biznesu, administracji publicznej oraz organizacji pozarządowych.

Prywatnie miłośnik sportu i podróży. Zdobył Koronę Maratonów Polski oraz ukończył zawody triathlonowe na dystansie Half Ironman.

Kolejne zmienne to:

  • cele które realizujesz z zespołem
  • charakter pracy i zadania pracowników
  • na którym etapie rozwoju jest twój zespół
  • segment rynku w którym działasz i wynikające z tego formy pracy z klientami i dostawcami

Pewnie stworzysz sobie jeszcze dodatkowe kryteria wynikające ze specyfiki organizacji, ale opierając się na powyższych robisz krok we właściwym kierunku. Teraz podziel spotkania z zespołem na kategorie: regularne-robocze, nieregularne twórczo- koncepcyjne, alarmowe. O tym jak powinny wyglądać te spotkania napiszemy w kolejnych tygodniach.

Zalecam stałe, regularne robocze spotkania ustalone w grafiku na sztywno. Niech to będzie co drugi poniedziałek lub innym dzień odpowiadający specyfice procesów w firmie. Czas jest bardzo cennym zasobem więc rób wszystko co możliwe by go nie marnować. Nie musisz też zbierać swoich pracowników każdego tygodnia. Masz przecież wiele narzędzi by przekazywać im bieżące informacje.

Jeżeli jednak uznajesz, że sytuacja wymaga cotygodniowych spotkań dobrze to opakuj i sprzedaj swoim ludziom. Godzina spotkania roboczego nie powinna kolidować z obowiązkami pracowników. Doświadczenie podpowiada, że 9:00 jest dobrym czasem, a zebranie nie powinno być dłuższe niż 1 godzina.

Spotkania twórczo-koncepcyjne podczas których chcesz wypracować z zespołem nowe rozwiązania i pomysły zaplanuj i zapowiedz z 2 tygodniowym wyprzedzeniem. Pamiętaj o procesach w których uczestniczą twoi pracownicy, tak byś nie zaplanował spotkania handlowcom na ostatni dzień miesiąca, a kierownikom produkcji, w dniu uruchomienia nowej linii. Jeżeli masz zespół rozproszony to połącz to spotkanie z zebraniem roboczym. Jeżeli masz ludzi na miejscu to nie łącz tych spotkań.

Skoncentrujesz ludzi na temacie, pozwolisz im szybciej wrócić do obowiązków. Tobie samemu łatwiej będzie przygotować się do spotkania i je poprowadzić.

Co do zebrań alarmowych to oczywistym jest, że nie sposób planować pożarów. Dlatego przy organizowaniu tego typu spotkania pamiętaj tylko, by oddzielić na chłodno to, co jest rzeczywistym pożarem od ataku paniki. Dopiero kiedy ocenisz, że sytuacja tego wymaga zwołaj spotkanie w takim właśnie nagłym trybie.

Dziś już wiesz jak i kiedy organizować spotkania. O tym jak one powinny przebiegać, by być efektywniejszymi już niebawem.

Zobacz także: Przedsiębiorcy są gotowi podwyższyć pensje. Ale stawiają warunki

 

Money.pl
Czytaj także
Polecane galerie