Notowania

sponsorowane
26.02.2016 14:29

Od czego zacząć budżetowanie w firmie?

Współczesna gospodarka stawia przed przedsiębiorstwami coraz większe wyzwania. Firmy szukają nowych rozwiązań i możliwości, które pozwolą im osiągać jak najlepsze wyniki. Jednym z elementów, który przekłada się na wynik firmy i przyczynia się do zwiększenia jej konkurencyjności jest dobrze zorganizowane planowanie. Nie wystarczy jednak tylko zaplanować. Trzeba też weryfikować trafność tworzonych planów poprzez bieżące monitorowanie osiąganych wyników. Stąd konieczność stałego sięgania nie tylko po dane finansowe, ale także ilościowe i wartościowe. Tylko takie kompleksowe działanie, a w razie potrzeby podjęcie także działań korygujących pozwoli osiągnąć zakładane wyniki.

Podziel się
Dodaj komentarz

Przy tworzeniu systemu budżetowania w firmie lub wprowadzaniu narzędzi informatycznych do jego wsparcia powinno się zrezygnować ze schematycznego podejścia do procesu budżetowania. Warto wypracować tu -- na bazie wiedzy i doświadczeń pracowników firmy -- własne rozwiązania, a w razie potrzeby skorzystać z pomocy kompetentnego doradcy.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat budżetowania pobierz bezpłatnego e-booka: http://www.macrologic.pl/przepis_na_budzet/start.html

Przed utworzeniem systemu budżetowania

Opracowując zasady budżetowania w firmie, zawsze musimy mieć na uwadze konieczność pozyskiwania danych z wykonania. Tylko takie całościowe podejście do tego procesu pozwoli uchronić się od błędów i niepotrzebnej pracy planowania wartości, których nie będzie można stale weryfikować z uwagi na brak rzeczywistych danych do analizy. Dlatego też przy okazji tworzenia systemu budżetowania warto zastanowić się nad zastosowaniem controllingu w firmie w szerszym zakresie.

Wypracowanie i zbudowanie systemu controlingowego przy udziale pracowników firmy pozwoli stworzyć system, który będzie rozumiany i akceptowany przez pracowników, a jednocześnie optymalny pod kątem potrzeb informacyjnych osób zarządzających. Zaangażowanie osób z różnych działów firmy, uczestniczących na co dzień w procesach firmowych, pozwoli uniknąć błędów wynikających z przyjęcia takich procedur i rozwiązań, które z różnych względów skazane są na niepowodzenie lub dają błędne wyniki.

Analiza controllingowa

W celu zbudowania przyjaznego, wiarygodnego i odpowiadającego na potrzeby informacyjne controllingu w firmie, a co za tym idzie systemu budżetowania, warto wykonać analizę controllingową. To wspólna praca osób zarządzających firmą oraz pracowników uczestniczących w procesie budżetowania z ewentualnym udziałem doradcy. Analiza pozwoli wypełnić treścią postawione przed organizacją cele, opisać sposoby ich planowania i mierzenia oraz zauważyć potrzebę zmiany lub rozwinięcia konkretnych procedur obowiązujących w firmie.

Wymagania informacyjne stawiane przed działem controllingu najczęściej oznaczają nie tylko konieczność zaplanowania, ale także późniejszego zgromadzenia różnorodnych danych wartościowych i ilościowych, pozwalających na ocenę sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa oraz sprawdzenie stanu realizacji przyjętych planów i założeń. Analizę warto więc zacząć od ogólnego spojrzenia na firmę oraz przedstawienia celów stawianych przed controllingiem. Z doświadczeń wynika, iż dla dalszej pracy przydatne jest ogólne omówienie rodzajów działalności, jakie firma prowadzi, struktury organizacyjnej oraz innych aspektów mających wpływ na cele firmy. Istotnym materiałem do przeanalizowania w trakcie pierwszej sesji analitycznej powinny być stosowane w firmie narzędzia informatyczne, źródła danych oraz aktualnie użytkowane sprawozdania i analizy, jak również oczekiwania zmian w tym zakresie. Poszczególne rodzaje działalności powinny zostać pogrupowane pod względem ich ujęcia w marżowym rachunku wyników oraz w ewidencji kosztów
i przychodów. Należy też wstępnie wyodrębnić przekroje analityczne danych, które następnie będą stosowane jako wymiary controllingowe.

Takie spojrzenie na firmę z „lotu ptaka”, na zakres zagadnień podlegających analizie oraz oczekiwań wobec controllingu pozwoli zaplanować poszczególne sesje analityczne oraz wskazać osoby, które powinny uczestniczyć w spotkaniach. Aby zapewnić sobie sprawny przebieg sesji warto również ustalić jasne zasady dotyczące wyboru osoby prowadzącej, organizacji i czasu trwania spotkań itd., jak również określić sposób komunikacji poza sesjami analitycznymi oraz sformalizować sposób przyjmowania ustaleń.

Ze względu na zakres poruszanych tematów istotny jest dobór właściwych osób uczestniczących w analizie. Ważne jest, aby w sesjach brały udział osoby zarówno będące członkami kadry zarządzającej, jak również wybrani pracownicy merytoryczni. Bez tych ostatnich bowiem niektóre ustalenia mogą nie dać się zrealizować. Zaplanować można praktycznie wszystko. A co dalej z zaplanowanymi wartościami? Czy spółka jest w stanie porównać je z osiąganymi w rzeczywistości wynikami?

W celu zobrazowania zagadnienia istotności analizy controllingowej posłużę się przykładem. Firma zajmująca się między innymi rolnictwem chciała planować, a następnie przyporządkować koszty do poszczególnych upraw. Trudność zadania polegała na tym, iż grunty orne znajdowały się w wielu oddziałach i lokalizacjach, a osoby pracujące na polach z przyczyn oczywistych nie miały dostępu do komputera. Jednym ze znaczących kosztów dla firmy był koszt paliwa zużywanego przez maszyny rolnicze. Kombajny i ciągniki rolnicze tankowały paliwo na stacji firmowej, a następnie pracowały wiele godzin na różnych polach, przy czym nie było możliwości zarejestrowania paliwa zużytego na poszczególne uprawy (także w zakresie technicznym -- liczniki pokazywały liczbę przepracowanych motogodzin, a nie litrów zużytego paliwa). Centrala firmy poszukiwała rozwiązania, które pozwoliłoby rejestrować informacje o zużyciu paliwa na poszczególnych polach. W wyniku analizy udało się wypracować rozwiązanie akceptowalne przez pracowników i
użyteczne dla działu controllingu. Zdecydowano, iż każda maszyna rolnicza będzie samodzielnym miejscem powstawania kosztów, na który będą planowane i rejestrowane koszty z nią związane (np. paliwo czy inne materiały eksploatacyjne). Ustalono z kierownikiem, że taka ewidencja czasu pracy maszyn (w postaci kart pracy) na poszczególnych uprawach (polach) jest jak najbardziej możliwa i nie będzie paraliżowała pracy maszyn.

Czas pracy maszyn stał się zatem kluczem do rozliczenia na uprawy wszystkich kosztów zgormadzonych na MPK poszczególnych maszyn. Udział w analizie pracowników merytorycznych pozwolił na przyjęcie procedur akceptowalnych w codziennej pracy i wyeliminował ryzyko potencjalnych błędów.

Pozyskiwanie danych do analiz

Bieżące badanie stopnia wykonania planów pozwala analizować odchylenia i podejmować ewentualne działania korygujące. Potrzebne są do tego dane rzeczywiste w takiej formie, która pozwoli skonfrontować je z planem. Najprostszym i najczęściej stosowanym sposobem uzyskania danych z wykonania jest sięgnięcie po nie do informacji księgowej. Tworzenie dokumentów i dekretacja księgowa rządzi się jednak innymi prawami niż tego oczekiwałby controlling i osoby budżetujące. W dekretacji podstawą jest ustawa o rachunkowości i polityka rachunkowości przyjęta przez jednostkę (organizacja planu kont, zasady wyceny i alokacji kosztów itd.). Plan kont danej jednostki najczęściej jednak nie zapewnia wszystkich informacji, jakie są przedmiotem zainteresowania controllingu w zakresie rentowności produktów, projektów, umów, kontraktów, handlowców, oddziałów, regionów sprzedaży i innych. Takie informacje nie są potrzebne księgowości.

Z uwagi na powyższe bardzo często w wyniku analizy controllingowej i w ramach przygotowania do procesu budżetowania pojawiają się zalecenia dotyczące potrzeby zmian w planie kont oraz zmiany poszczególnych analityk. Najczęściej dotyczy to kont zespołu „5” oraz zespołu „7”, gdzie w analityce zaleca się np. wprowadzenie słownika projektów, jeśli ma być planowana i badana rentowność prowadzonych w firmie projektów. W takim przypadku w analizie powinni uczestniczyć pracownicy działu księgowości (najlepiej główny księgowy), którzy będą mogli odnieść się do proponowanych zmian. Oczywiście, nie zawsze w wyniku analizy następują zmiany w planie kont. Jeśli jest możliwość pobrania danych w inny sposób i z innych źródeł, to nie ma potrzeby dokonywania zmian. Należy patrzeć na to zagadnienie w sposób praktyczny i wybrać takie rozwiązanie, które będzie skuteczniejsze oraz prostsze technicznie i organizacyjnie.

Informacje dla controllingu można uzyskać także z dokumentów w obiegu, np. faktur, zamówień czy zapotrzebowań, opisywanych przez pracowników w sposób wymagany przez controlling. Oznacza to, iż stosowany w przedsiębiorstwie obieg dokumentów powinien zostać sprawdzony i ewentualnie zmodyfikowany pod kątem planowania i potrzeb informacyjnych controllingu. W trakcie analizy można sporządzić listę dokumentów używanych w firmie i ustalić zasady opisywania poszczególnych dokumentów pod kątem ich ujęcia w systemie controllingowym. Analogiczne zasady postępowania można przyjąć w odniesieniu do dokumentów magazynowych -- stworzyć listę tych dokumentów i wskazać, jakie informacje muszą być wypełnione np. na dokumencie RW, aby mógł on być wystawiony. Dodatkowo można też przyjąć procedury pozyskiwania danych ilościowych, np. dla faktury sprzedaży lub zakupu pobrać do controllingu nie tylko wartości, ale także ilości z pozycji faktury.

Omówienie tych zagadnień w trakcie analizy może skutkować przyjęciem założeń modyfikujących obieg dokumentów lub sposób ich wystawiania. Z tego powodu analiza controllingowa powinna poprzedzać analizę obiegu dokumentów. Może się także okazać, iż część danych potrzebnych dla planowania nie jest dostępna w żadnym z firmowych systemów. W takiej sytuacji należy wypracować założenia i procedury, w ramach których takie dane będą wytwarzane oraz wskazać sposób ich pobierania do controllingu.

Organizacja procesu budżetowania

Istotną pozycję w zagadnieniach omawianych w trakcie sesji analitycznych zajmuje sam proces budżetowania oraz opracowanie procedur firmowych obowiązujących w tym zakresie. Trzeba wskazać, kto odpowiada za koordynację działań oraz w jaki sposób budżetowanie będzie wykonywane (np. od zera czy przyrostowo). Należy ustalić harmonogramy, jakie dane są budżetowane oraz w jakich wymiarach. Istotne jest, aby sprawdzić porównywalność danych planowanych z danymi ewidencjonowanymi w wykonaniu. Jeżeli np. firma planuje przychody w podziale na poszczególne produkty, koszty w układzie rodzajowym na działy oraz budżetuje projekty, to należy zapewnić zebranie danych z wykonania w takim samym układzie.

Czasem część pozycji planowana jest w wartościach zagregowanych (np. przychody i koszty projektów jako wartość ogólna na wszystkie projekty), a wykonanie zbierane jest już bardzo szczegółowo, z wyodrębnieniem konkretnych projektów. Wszystkie takie sytuacje należy omówić i zapisać ogólne zasady z tym związane. Dobrą praktyką jest przygotowanie formularzy do wprowadzania danych oraz procedur ich uzupełniania. Warto także przeprowadzić z pracownikami firmy symulację procesu budżetowania lub przynajmniej pokazać im arkusze budżetowe oraz dokonać weryfikacji tych arkuszy pod kątem oczekiwań pracowników.

Przygotowanie do procesu budżetowania w firmie warto zacząć od przeprowadzenia analizy controllingowej. Jest ona ważnym elementem wprowadzenia przyjaznego i dostosowanego do potrzeb danej firmy systemu planowania, ale także controllingu w szerokim ujęciu. Pozwala dokonać swoistej „stopklatki” i spojrzeć na całą firmę z perspektywy efektywności jej działania i stosowanych procedur. W wyniku analizy można uzyskać nowe wskaźniki, przydatne w procesie planowania i oceny działalności przedsiębiorstwa. Udział pracowników merytorycznych w analizie controllingowej pozwoli stworzyć system „uszyty na miarę” potrzeb informacyjnych danej firmy, a także może przyczynić się do zwiększenia potencjału uzyskiwania danych, przy wykorzystaniu doświadczenia pracowników spółki.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat budżetowania pobierz bezpłatnego e-booka:http://www.macrologic.pl/przepis_na_budzet/start.html

Tagi: sponsorowane
Źródło:
Artykuł sponsorowany
komentarze
+1
+1
ważne
smutne
ciekawe
irytujące
Napisz komentarz