Notowania

projekt
31.07.2013 11:35

Praktyczne lekcje zarządzania projektami

W mediach pojawiały się rozważania na temat ryzyka utraty prawa do organizacji EURO 2012. Społeczeństwo też generalnie nie czuło, że dzieje się cokolwiek w tym kierunku. Musieliśmy zmierzyć się z tą presją.

Podziel się
Dodaj komentarz
(Sergey Nivens - Fotolia.com)

*Tak, potrafimy! (wywiad z Marcinem Herrą) *

- Mogliśmy stracić to EURO?

- Na początku 2008 roku rzeczywiście sporo się o tym mówiło. W mediach pojawiały się rozważania na temat ryzyka utraty prawa do organizacji EURO 2012. Społeczeństwo też generalnie nie czuło, że dzieje się cokolwiek w tym kierunku. Musieliśmy zmierzyć się z tą presją.

- *Decyzja o przyznaniu Ukrainie i Polsce organizacji Mistrzostw Europy EURO 2012 zapadła w kwietniu 2007 roku, a spółka PL.2012 została powołana dopiero w lutym 2008 roku. Niemal 10 miesięcy uciekło. Musieliście błyskawicznie zabierać się do roboty? *

- Presja czasu powoduje u większości osób imperatyw natychmiastowego działania. Ale ja się bardzo temu sprzeciwiałem. Wiele razy powtarzałem: „»Marnujmy<< czas na planowanie. Nie można skakać do wody, której nie znamy. Zastanówmy się, co trzeba zrobić i w jakiej kolejności”. Plan, plan i jeszcze raz plan.

- *Od czego więc zaczęliście? *

- Po pierwsze, zaczęliśmy spisywać wspomniany plan przygotowań, bez którego nie dałoby się zapanować nad ogromem zagadnień. To była nasza tzw. mapa drogowa. Po drugie, zapadła błyskawiczna decyzja o włączeniu miast-gospodarzy do tworzenia tego planu. Po trzecie, szybko przygotowaliśmy pierwszą informację dla UEFA. Musieliśmy pokazać, że mamy pomysł na zarządzanie całym projektem przez najbliższe 4 lata, aby zdobyć kredyt zaufania i nawiązać pozytywne relacje.

- Jak zabraliście się do planowania?

- Spółka PL.2012 miała za zadanie koordynację licznych projektów prowadzonych w całym kraju. Musieliśmy zatem podzielić je na trzy kategorie: po pierwsze - konieczne do zrobienia, po drugie - takie, które dobrze byłoby zrobić, a po trzecie - zadania niezwiązane wprost z EURO.

- Po co w ogóle zawracać sobie głowę zadaniami niezwiązanymi z EURO?

- Odniosłem wrażenie, że na fali radości związanej z przyznaniem prawa do organizacji turnieju wszystko w Polsce nagle stało się częścią przygotowań do EURO. Zapanowało oczywiste przekonanie, że powiązanie dowolnego projektu z mistrzostwami ułatwi zdobycie finansowania. Samorządy i liczne instytucje publiczne wygenerowały mnóstwo pomysłów. I takich inicjatyw spłynęło do nas łącznie około półtora tysiąca.

- Taką listę życzeń należało przefiltrować?

- Na liście znalazł się zarówno Stadion Narodowy, jak i delfinarium czy nowy wybieg dla tygrysów w zoo. Musieliśmy ciąć, choć sporo ciekawych i pożytecznych pomysłów znalazło się pod kreską. Kłopot jednak polegał na tym, że z taką imprezą Polska się wcześniej nie zetknęła. Nie mieliśmy doświadczenia, więc każdy starał się przekonywać, że wszystko będzie istotne: stadiony, dworce, autostrady, droga w Rzeszowie czy Białymstoku. A zoo będzie atrakcją dla kibiców przed lub po meczu. Ostatecznie powstał plan inwestycyjny zawierający 219 projektów infrastrukturalnych. Ale i tak ze zbyt dużą liczbą zadań borykaliśmy się aż do końca.

- *Żeby to wszystko opanować, musieliście najpierw sami się zorganizować? *

- W lutym 2008 nowo powołana spółka PL.2012 nie miała jeszcze żadnych dokumentów, ani jednego komputera, telefonu, faksu czy nawet papieru. A już należało prowadzić pierwsze rozmowy z UEFA, zaczynać spotkania z miastami, jednocześnie organizować biuro i rekrutować zespół.

- *Zatrudniał pan wszystkich osobiście? *

- Prawie.

- *Czego oczekiwał pan od kandydatów? *

- Szukałem dwóch zasadniczych cech: umiejętności odnajdowania się w zespole i pokładów pozytywnego myślenia (przeciwieństwa malkontenctwa). Sam nie cierpię narzekania. Każda godzina spędzona na narzekaniu oznacza godzinę mniej na rozwiązanie problemu. Potrzebowałem ludzi prezentujących postawę „da się!”, „chce mi się!”, „nauczę się!”. Widać po nich, że mają pasję, są nakręceni i pełni energii. Łatwo się nie poddadzą.

- *Widać to podczas krótkiej rozmowy rekrutacyjnej? *

- Dla mnie najlepszą wskazówką jest to, że człowiek jest uśmiechnięty. Po twarzy naprawdę widać, czy ktoś się często uśmiecha. I jak mówi o tym, co jest do zrobienia - że po prostu wierzy we własną pasję i sukces.

- *Jak wyglądała struktura organizacyjna PL.2012? *

- Utworzyliśmy funkcje dziewięciu koordynatorów krajowych odpowiedzialnych za kluczowe tematy, takie jak stadiony, drogi, koleje, lotniska, bezpieczeństwo, opieka medyczna itd. Co ciekawe, strukturę zmienialiśmy trzykrotnie. W pierwszej, najdłuższej fazie (2008 – 2011) nastawiliśmy się na koordynację poszczególnych obszarów inwestycyjnych. W drugiej (2011 - 2012) - szykowaliśmy całą stronę organizacyjną turnieju. A w trzeciej (w trakcie samych rozgrywek) - w imieniu Minister Sportu i Turystyki koordynowaliśmy niezwykle istotne dla sprawnego przebiegu turnieju działania instytucji publicznych i samorządowych1. Za każdym razem musieliśmy się przeorganizować. Pracowali wciąż ci sami ludzie, ale musieli zmieniać swoje role.

- Na czym polegało włączenie miast-gospodarzy do współpracy?

- Już w marcu 2008 zaprosiliśmy przedstawicieli miast na wspólną naradę. Okazało się, że dotychczas ani razu nie spotkali się w takim składzie. Wtedy pierwszy raz omówiliśmy wspólną filozofię działania, istotną z punktu widzenia efektywności dalszych przygotowań. Chodziło o to, żeby stworzyć zespół i działać razem. Doszliśmy do przekonania, że cały turniej zostanie oceniony przez pryzmat wszystkich miast, do których trafią goście. Zdaliśmy sobie sprawę, że sukces Gdańska będzie sukcesem Poznania, sukces Poznania będzie sukcesem Warszawy. Natomiast porażka jakiegokolwiek miasta pociągnie w dół wszystkich. A na końcu sukces każdego miasta przełoży się na sukces Polski.

- Miasta wcześniej ze sobą konkurowały, chociażby o prawa do rozgrywania meczów u siebie. Łatwo przestawiły się na model współpracy?

- Pokazaliśmy korzyści, które mogły przekonać gospodarzy miast. Przykładowo obiecaliśmy zorganizować wspólne negocjacje z UEFA w sprawie praw marketingowych wszystkich miast. Razem zbudowaliśmy silną pozycję negocjacyjną i wszyscy na tym skorzystali. Wynegocjowaliśmy wspólnie dla miast 40 mln zł dodatkowych środków. Przy tym chcieliśmy, żeby ewentualny sukces był prawdziwie wspólny. Umówiliśmy się więc wcześniej, że każdy punkt negocjacji poprowadzi inne miasto w imieniu wszystkich. Wytworzyliśmy poczucie współodpowiedzialności za pozostałych. Poznań negocjował nie tylko dla siebie, ale także dla kolegów z Gdańska, Wrocławia i Warszawy. Jako zespół zaczęliśmy grać do jednej bramki.

- Umówiliście się z miastami na regularne spotkania?

- Zgodziliśmy się na wspólny przegląd wszystkich projektów raz w miesiącu. I każde z tych spotkań umawialiśmy w innym mieście. Głównie po to, żeby wzmacniać poczucie, że jesteśmy blisko tych inwestycji. Chciałem też pielęgnować entuzjazm poprzez wspólne oglądanie postępów prac. Wiedziałem, że najdalej po kilkunastu miesiącach wszyscy zaczniemy widzieć konkretne dokonania - choćby fundamenty stadionów.

- *Ale zanim powstaną te fundamenty... *

- ...umówiliśmy się, że będziemy szczerze przyznawać, co nam nie wychodzi. Przyjęliśmy zasadę, że rozmawiamy bardzo otwarcie. Zarówno o rzeczach, które nam się udają (to wszyscy bardzo chętnie robią), jak i o błędach (żeby inni ich nie popełnili). Miasta miały uczyć się na swoich doświadczeniach. Wszystkie trudności łatwiej pokonywać, wiedząc, że w zespole jest pięć osób, a nie jedna.

- Pięć?

- PL.2012 plus reprezentanci czterech miast-gospodarzy. Do maja 2009 współpracowaliśmy jeszcze z Krakowem i Chorzowem, które stanowiły rezerwę.

- *Jak wybraliście priorytety, na których należało się skoncentrować? *

- Przypomina mi się jedno ze spotkań w Gdańsku. Rozmawialiśmy wtedy o stadionach, które były absolutnie kluczowe. Dołączyli do nas przedstawiciele mediów. A tego dnia akurat pojawił się w prasie raport o brudnych toaletach w Polsce. Jeden z dziennikarzy zapytał mnie, co zamierzam zrobić w tej sprawie. Odrzekłem, że to zadanie dla innych służb. On jednak nie odpuszczał. Chciał usłyszeć, że ja osobiście zrobię coś w tej kwestii. Żartem odparłem, że zaraz po spotkaniu wszyscy chwycimy mopy i wyszorujemy najbliższą toaletę. Ale całkiem poważnie pomyślałem wtedy po raz pierwszy, że niezmiernie trudno będzie nam koncentrować się tylko na priorytetach. Każdy detal będzie ważny dla sukcesu tego turnieju.

- *Mimo wszystko najważniejsze chyba były jednak inne tematy? *

- Nie mieliśmy wątpliwości, że na samym początku priorytetem są oczywiście stadiony. W pierwszych tygodniach na nich się skoncentrowaliśmy. Szybko wdrożyliśmy prostą aplikację: Stadia Online Portal, do której wprowadziliśmy podstawowe dane o budujących się stadionach. Każdy projekt został opisany identycznie: harmonogram, kamienie milowe, główne ryzyka i aktualne postępy prac porównywane z planem. W każdym mieście jedna osoba odpowiadała za bieżące raportowanie. To pozwoliło na znaczące usprawnienie projektu.

- Co dalej działo się z raportami?

- Zorganizowaliśmy system cotygodniowych telekonferencji. Obowiązywał prosty schemat, bazujący na regularnych raportach: co się wydarzyło, jaki jest plan na kolejny tydzień, kto to zrobi i jakie widzimy ryzyka. I tak tydzień po tygodniu. Chaos pierwszych dni został uporządkowany. Naprawdę wszyscy poczuli, że zaczynamy wspólnie kontrolować temat. To był ogromnie ważny moment. Warto w każdym projekcie odnieść szybki sukces. Zespół zaczyna wtedy wierzyć w sens swojej pracy. A skoro w ciągu dwóch miesięcy opanowaliśmy najważniejsze kwestie przy stadionach, to dlaczego nie mielibyśmy zrobić tego również dla innych inwestycji? Zyskaliśmy zaufanie miast i legitymację do dalszego działania. Oczywiście wiele nowych kwestii pojawiało się w kolejnych latach, ale bez tych początkowych działań mielibyśmy później znacznie większe problemy.

- Spółka PL.2012 pokazała swoją wartość?

- Od początku brakowało twardej definicji koordynatora. Musieliśmy zatem dookreślić w praktyce rolę PL.2012. Na szczęście szybko okazało się, że dobra koordynacja jest niezwykle cenna. Dawała ona konkretną wartość naszym partnerom, czyli w tym przypadku miastom-gospodarzom. Pomagaliśmy im też na innych polach.

- *W czym jeszcze? *

- Wszystkie inwestycje stadionowe wymagały przygotowania przetargów. Tymczasem stwierdziliśmy, że bardzo mało jest kontaktów między światem inwestorów publicznych a światem generalnych wykonawców (zresztą tak jest nadal). Również nie wszyscy inwestorzy dobrze znali i rozumieli prawo zamówień publicznych.

- Inwestorzy, czyli kto?

- Miasta-gospodarze oraz Narodowe Centrum Sportu (w przypadku Stadionu Narodowego).

Czytaj więcej w Money.pl
Administracja publiczna on line? Idą zmiany Nowe przepisy mają ułatwić kontakt obywatela, przedsiębiorcy i cudzoziemca z administracją publiczną i sądami oraz zwiększyć liczbę i jakość usług świadczonych drogą elektroniczną.
Krytyka "Mieszkania dla Młodych". Powód? Politycy Prawa i Sprawiedliwości negatywnie ocenili projekt rządowego programu "Mieszkanie dla Młodych".
Te zmiany dotkną kilkaset tysięcy Polaków Zawierają one m.in. propozycje zmian w urlopach, ewidencjonowania czasu pracy i systemie wynagrodzeń oraz zakładają stworzenie centralnego rejestru orzeczeń dyscyplinarnych.
Tagi: projekt, psychologia biznesu
komentarze
+1
+1
ważne
smutne
ciekawe
irytujące
Napisz komentarz