Notowania

Papier w biurze pozostanie długo niezastąpiony

Ważne dokumenty, takie jak umowy, będą istniały jeszcze długo w formie papierowej.

Podziel się
Dodaj komentarz
(Dmitriy Shironosov/Dreamstime.com)

*Już od dziesięcioleci marzeniem ekspertów jest bezpapierowe biuro. Liczne badania wskazują, że pozostanie to nadal marzeniem. Jednak biura zaczną oszczędzać papier. *

Od ponad 30 lat mówi się o koncepcjach bezpapierowego biura - jednak do dziś żadna z tych koncepcji nie została wdrożona. Czy w dobie cyfrowych technologii potrzebujemy jeszcze stosów akt, papierowych faktur czy instrukcji w formie papierowej?

W swoich badaniach The Myth of the Paperless Office brytyjscy naukowcy Abigail Sellen i Richard Harper wykazali , że elektroniczna komunikacja zmniejszyła zużycie papieru w firmach średnio o 40 procent. Mimo to pozostaje ono nadal bardzo duże. Dodatkowo dochodzą do tego tony odpadów elektronicznych – od uszkodzonych drukarek i faksów po puste kartridże i tonery.

Nie ma wątpliwości: Choćby ze względu na ochronę środowiska pomysł rezygnacji z papieru w biurach jest godny pochwały. Jednak liczne badania pokazują, że także w przyszłości nie da się zrezygnować do końca z papieru. Papier i długopisy pozostają w dalszy ciągu najtańszym wyposażeniem miejsca pracy.

Papier wpływa na kreatywność

Ważne dokumenty takie jak umowy i dokumenty będą istniały jeszcze długo w formie papierowej - choćby dlatego, że wciąż nie wszyscy dysponują możliwością składania podpisu cyfrowego, który ma zastąpić podpis tradycyjny.

Ponadto dla wielu papier jest nadal standardowym materiałem pracy. Na przykład w szkołach - dowiedziono, że najlepsze wyniki daje nauka pisania na papierze. Pisma ręcznego nie da się także do końca zastąpić technologią cyfrową w wielu dziedzinach życia - na studiach, w dziennikarstwie, w wymiarze sprawiedliwości oraz administracji, mimo coraz częstszego stosowania pomocy elektronicznych.

Praca z papierem ma jeszcze inne zalety: Sellen i Harper stwierdzili w swoich badaniach, że używanie papieru pobudza koncentrację i kreatywność. Należy postawić sobie pytanie: Dlaczego podczas konferencji zgniatamy w kulkę kartkę papieru lub po niej bazgrzemy?

Zdaniem brytyjskich naukowców, kto podczas burzy mózgów rezygnuje z pomysłu i gniecie lub drze kartkę papieru, wywołuje u siebie silniejsze emocje niż podczas zwykłego usuwania dokumentów w komputerze. Wyrzucanie kulki papieru otwiera drogę do nowego procesu, a tym samym zwiększa kreatywność. Pozostaje pytanie czy nie jest to kwestia przyzwyczajenia i czy przy odrobinie ćwiczeń nie da się tego osiągnąć także w przypadku dokumentów cyfrowych. Naukowcy doszli jednak do wniosku, że papier jako narzędzie pracy nie zniknie.

Jedna już wkrótce papier może stać się cennym surowcem, z którym będziemy musieli obchodzić się oszczędniej. Tak przynajmniej wskazują wyniki badań przeprowadzonych przez Instytut Ekonomii Procesów Pracy i Organizacji im. Fraunhofera (IAO) oraz producenta drukarek Kyocera Mita. W ankiecie dotyczącej przyszłości pracy w biurach wzięło udział 1200 klientów Kyocera Mita oraz 35 ekspertów ze świata polityki i gospodarki.

Wizja superpapieruTakże te badania wykazały, że bezpapierowe biuro pozostaje tylko marzeniem. Tylko jeden na czterech respondentów uważa, że mógłby całkowicie obejść się bez papieru. Większość z nich jest zdania, że tam, gdzie zmysłowość i dotyk odgrywają dużą rolę, papier pozostanie istotną kwestią.

Jednak w przyszłości coraz ważniejszą rolę będzie odgrywało bardziej przyjazne środowisku i surowcom zarządzanie biurem. Część respondentów wierzy, że z tego powodu spadnie zużycie papieru i marnotrawstwo surowców. Możliwy jest także scenariusz zakładający, że do użytku wejdą papieropodobne materiały: Eksperci pracują nad superpapierem, który będzie się nadawał do recyklingu, będzie odporny na ogień i praktycznie niezniszczalny, ponieważ nie będzie wykonany z włókien drzewnych.

Dopóki jednak taki superpapier nie powstanie, firmy muszą się uczyć, jak oszczędzać papier tradycyjny. Jest to możliwe np. dzięki korzystaniu z papieru pochodzącego z recyklingu. Ponadto firmy powinny zalecić swoim pracownikom ograniczenie drukowania dokumentów do niezbędnego minimum. W ciągu zaledwie kilku minut firmowe komputery i drukarki można ustawić w taki sposób, aby na jednej stronie możliwe było wydrukowanie dwóch lub więcej stron dokumentu.

Porządku obrad także nie trzeba drukować, często wystarcza wersja elektroniczna. Oszczędności przynosi także rezygnacja z faksów oraz skanowanie dokumentów. Zintegrowanie takich działań z innymi środkami pomagającymi chronić środowisko może również wpłynąć korzystnie na wizerunek firmy.

Tagi: biurokracja, papier, wiadomości, strategie firm, wiadmomości, gospodarka, strategie, z rynku, czołówki, gospodarka światowa
Źródło:
Die Zeit
komentarze
+1
+1
ważne
smutne
ciekawe
irytujące
Napisz komentarz