Notowania

manager
22.02.2006 12:52

Manager na trudne czasy

Nie jest trudno uzyskiwać dobre rezultaty, gdy wokół wszystko kwitnie, a ludzie pełni są optymizmu. Prawdziwy egzamin nadchodzi, gdy firma musi funkcjonować w sytuacji stagnacji, rosnących wymagań i niepewności.

Podziel się
Dodaj komentarz

Odwieczne pytanie osób piastujących stanowiska kierownicze i do nich aspirujących brzmi: „Jaki powinien być menedżer? Co powinien robić, by odnieść sukces?". Większość prób odpowiedzi na to pytanie okazywała się ciekawa teoretycznie, lecz w praktyce mało użyteczna.

Szczególnie boleśnie odczuwamy to w tzw. trudnych czasach recesji. Nie jest trudno uzyskiwać dobre rezultaty, gdy wokół wszystko kwitnie, a ludzie pełni są optymizmu. Prawdziwy egzamin nadchodzi, gdy firma musi funkcjonować w sytuacji stagnacji, rosnących wymagań i niepewności.

Niemal każda organizacja podkreśla wówczas znaczenie takich cech - często określanych mianem kompetencji - jak "efektywność", "orientacja biznesowa" czy "nastawienie na działanie". Problem polega jednak na tym, że łatwiej jest ogłosić potrzebę wykazywania się tymi kompetencjami niż je posiąść. Z drugiej strony istnieje też pułapka polegająca na wdrażaniu przeróżnych systemów mających na celu zmianę zachowań i postaw kadry menedżerskiej. Zapominamy, że zwykle większość zasobów niezbędnych do efektywnego funkcjonowania jako menedżer już mamy. W dalszej części przedstawiamy, jak w oparciu o szereg podstawowych działań można zadbać o odpowiedni rozwój kompetencji pozwalających być efektywnym menedżerem - nawet w trudnych czasach.

RADZENIE SOBIE Z NIEJEDNOZNACZNOŚCIĄ

BŁĘDY I PORAŻKI*.* Radzenie sobie z niejednoznacznością często wiąże się z tolerancją na błędy i porażki, które popełniamy. Konieczne jest wyrobienie w sobie odporności na porażki i trudne sytuacje. Warto podejmować drobne decyzje, zbierać regularnie informacje zwrotne, co do ich jakości, następnie starać się podejmować coraz to trudniejsze decyzje. Poprzez radzenie sobie z mniejszymi porażkami, wyrabia się w sobie odporność na te, które mają poważne konsekwencje. Uzyskanie pełnej jasności określonych sytuacji jest często niemożliwe. I chociaż perfekcjonizm zdaje się być pożądaną cechą, to zazwyczaj kryje się pod nią słaba tolerancja na niejednoznaczność. Aby sprawnie i szybko podejmować decyzje, trzeba mieć odporność na pewne ryzyko i ewentualną porażkę. Zaufaj swojej intuicji.
Większość firm spędza wiele czasu na poszukiwaniu nowych koncepcji zarządzania, nie zwracając wystarczającej uwagi na wykorzystanie tego, czego właśnie nauczyła się ich kadra menedżerska. K. Blanchard

KONTROLA*.* Większość osób czuje się najlepiej, gdy mogą mieć wszystko pod kontrolą i preferują działania, w których czują się pewnie i na które mają gotowe rozwiązania. Jednak sytuacje, z jakimi spotyka się pracownik, nie zawsze są dla niego proste i oczywiste. Dlatego warto rozszerzać swoje horyzonty, zainteresować się w życiu czymś nowym, aby być gotowym na nietypowe, obce sytuacje. Aby dobrze radzić sobie z niejednoznacznością, konieczne jest dobre zorganizowanie. Musisz stawiać konkretne cele i skupiać się na krytycznych priorytetach. Potrzebna jest dyscyplina i kontrola własnych działań.

PROBLEMY*.* W sytuacjach trudnych, niejednoznacznych, warto skupić się na problemie i dokładnie zanalizować przyczyny jego występowania. To pozwala utrzymać orientację w działaniu, a także pomaga w optymalnym rozwiązaniu problemu. Naucz się zadawać pytania - one są początkiem odpowiedzi. Niejednoznaczność wiąże się z niepewnością, co z kolei powoduje stres. Zostajemy pozbawieni pewności siebie i zdeterminowania. Boimy się porażki, niebezpiecznych konsekwencji naszego działania, straty zasobów itp. Jeśli stajesz się zbyt zestresowany i gdy czujesz, że tracisz kontrolę, odpuść choć na chwilę. Zajmij się w danym momencie czymś innym, przejdź do innego zadania. Powróć do tego, gdy będziesz czuł większą kontrolę.

WYTRWAŁOŚĆ*.* Pracowanie w warunkach niejednoznaczności, często oznacza przechodzenie od nie zakończonego zadania do nie zakończonego. Niektóre zadania czasem w ogóle nie zostają doprowadzone do końca, a niektóre są odkładane na inny czas. Popracuj nad tolerancją dla takiego stylu pracy i nie czuj presji, aby dokańczać zadanie, gdy w danym momencie jest to po prostu niemożliwe. W odwrotnym przypadku, spowolni się tempo twojej pracy.

WSPÓŁPRACOWNICY. Wykonaj wywiad wśród swoich pracowników, szefów i współpracowników, jak oni radzą sobie z niejednoznacznością. Jak radzą sobie ze stresem? Poobserwuj, co mogłoby pomóc tobie z ich repertuaru zachowań. Porównaj siebie z innymi - jakie dziedziny powinieneś poprawić? Staraj się uczyć na podstawie trudnych i niefortunnych sytuacji. Co spowodowało, że sprawy tak źle się potoczyły? Co mogłeś zrobić lepiej? Co mogłeś zrobić, by zminimalizować negatywne efekty? Jak możesz uniknąć takich sytuacji w przyszłości?

DELEGOWANIE

KOMUNIKACJA. Komunikuj swoim pracownikom czego konkretnie od nich oczekujesz. Muszą mieć jasność co do zadania, które mają wykonać. Jasność twojego przekazu pomoże zapobiec niepotrzebnym konfliktom i nieporozumieniom. Co będzie im potrzebne, na kiedy mają wykonać zadanie. Wyjaśnij im zasady według których chcesz kontrolować ich postępy, niech mają jasność, co do tego, w jaki sposób będą oceniani.

SAMODZIELNOŚĆ. Daj swoim pracownikom nieco swobody w decyzji, W jaki sposób dane zadanie ma być wykonywane. Skupiaj się na tym co mają zrobić i na kiedy, bądź w tej sprawie stanowczy. Jednak w sprawie sposobu wykonania, próbuj dawać jak najwięcej swobody. Zaufaj im, a dzięki temu, będą czuli się bardziej wartościowi i ważni. Co więcej, próbuj motywować ich do samodzielności, do podejmowania nowych działań. To dla nich rozwijające.

*ILOŚĆ ZADAŃ. *Deleguj tyle, ile tylko możliwe. Deleguj raczej całe projekty do wykonania, niż same ich części. Pamiętaj, aby delegować zadania tym osobom, które będą w stanie je wykonać. Rozmawiaj z nimi, w czym ich zdaniem mogliby ci pomóc. Oni najlepiej wiedzą, czemu są w stanie sprostać, a co sprawi im zbyt wiele trudności. Deleguj także zadania słabszym pracownikom - niech będą to proste rzeczy, ale pozwolą one na rozwój tych pracowników i na wzrost ich motywacji.

CZAS. Dawaj swoim pracownikom więcej czasu na wykonanie zadania, niż zajęłoby to tobie. Przypomnij sobie, ile zabierały ci czasu tego typu zadania, gdy zaczynałeś swoją karierę. To pomoże ci zrozumieć pracownika i dopasować tempo ich pracy. Ustalaj czas realizacji zadania indywidualnie z każdym pracownikiem.

DOPASOWANIE. Dopasuj zadania określonej trudności właściwym pracownikom. Bierz pod uwagę ich możliwości, przeszłe wyniki w pracy. Dobrze zakomunikowane zadanie, nie wymaga kontroli ani monitorowania. Jednak jeśli chcesz mieć pewność co do prawidłowego przebiegu pracy, wyznacz konkretny dzień na kontrolę, albo zaznacz, że chcesz oceniać każde 10% wykonanej pracy.

WSPÓŁPRACOWNICY. Porozmawiaj z innymi na temat delegowania. Jakie oni zadania delegują? Jakim pracownikom? Jakie napotykają problemy? Porównaj ich wypowiedzi z twoimi działaniami. Zastanów się czego chciałbyś się od nich nauczyć, dowiedz się, jak to osiągnęli Zastanów się czy nie jesteś zbytnim perfekcjonistą. Być może nie chcesz zaufać swoim pracownikom z jakiś powodów. Pomyśl, jakie to mogą być powody. Obserwuj siebie.

MOTYWOWANIE INNYCH

PODSTAWOWE ZASADY. Mów swoim pracownikom, że to, co robią jest bardzo ważne dla ciebie i dla organizacji. Dziękuj, oferuj pomoc i proś o pomoc. Zapewnij pracownikom autonomię co do sposobu wykonywania działania. Zapewnij im różnorodność wykonywanych zadań. Zaskakuj ludzi nowymi wyzwaniami. Okazuj zainteresowanie ich rozwojem i karierą. Rozwiń odpowiednią postawę wobec porażek i błędów, aby umieli wyciągać z nich naukę. Ciesz się razem z nimi z ich sukcesów.

CELE I WARTOŚCI. Większość osób jest motywowana samymi celami, które są dla nich wyzwaniem, w realizacji których mogą się sprawdzić. Cele zbyt łatwe nie motywują podobnie jak cele zbyt trudne, które zniechęcają do działania. Cele muszą być realistyczne i dawać pewne poczucie kontroli. Co więcej, ludzie są najbardziej zmotywowani, gdy mogą brać udział w stawianiu celów. Mają wtedy poczucie odpowiedzialności za nie od samego początku. Aby lepiej zdać sobie sprawę z tego, co motywuje innych, obserwuj jakie wyznają wartości. Zwracaj uwagę na to co mówią, co robią, jakie są ich zainteresowania. Czy są bardziej nastawieni na ludzi czy na zadania? Czy są towarzyscy czy preferują samotność? Czy skupiają się na szczegółach, czy operują abstrakcjami? Jaki są ich czułe punkty?

OCENIANIE. Aby skutecznie motywować nie musisz oceniać ludzi i ich działań. Musisz ich tylko zrozumieć. Słuchaj i obserwuj. Ważne abyś umiał dostosować swój język do ich języka. Poczują się szanowani przez ciebie. Ponadto, sprawi to, że to, co chcesz przekazać będzie dobrze zrozumiane. Staraj się raczej rozumieć innych, niż ich oceniać i kategoryzować. Przez to będzie ci łatwiej skutecznie motywować. Analizuj ich postępy, dane i fakty i na nich się opieraj. Nie interpretuj.

INDYWIDUALNE TRAKTOWANIE. Podejście indywidualne jest bardzo ważne przy motywowaniu. Staraj się do każdego z pracowników podchodzić osobiście. Zapoznaj się z ich zainteresowaniami, hobby. Zapamiętaj na ich temat kilka rzeczy tak, byś zawsze mógł z nimi porozmawiać na temat, który ich interesuje. Może macie jakieś wspólne punkty? Najprostszym sposobem na zmotywowanie pracownika jest zaangażowanie go w pracę. Deleguj ile to tylko możliwe. Angażuj ich w stawianie celów, pozwalaj na swobodną ich realizację.

*WSPÓŁPRACOWNICY. *Skonsultuj się z osobami, które twoim zdaniem są doskonałe w sztuce motywowania. Jakie techniki stosują? Co według nich jest najbardziej motywujące? Jak zachęcają swoich pracowników do pracy? Porównaj ich działanie ze swoim. Czym się różni, a w czym jest podobne? Poproś o informacje zwrotne.

BUDOWANIE ZESPOŁÓW

ZAANGAŻOWANIE INNYCH. Aby uzyskać zaangażowanie członków zespołu, aby zwiększyć motywację i wzbudzić zaufanie, niezbędne jest abyś włączał ich w proces planowania działań, wytyczania celów i wyznaczania priorytetów. Jeśli będą mieli swój udział w planowaniu najważniejszych przedsięwzięć organizacji będą czuli się z nią bardziej związani, a również bardziej związani ze sobą, co wpływa na skuteczność zespołu. Motywowanie jest koniecznym narzędziem do stworzenia skutecznie działającego zespołu. Pamiętaj, aby mówić członkom twego zespołu jak ważna jest praca, którą wykonują, dziękuj im za zaangażowanie, oferuj pomoc i proś o nią, zapewniaj autonomię w wykonywaniu zadań, zapewniaj zróżnicowanie zadań i działań, okazuj zainteresowanie ich pracą, planami i karierą, zaskakuj ich nowymi wyzwaniami, ciesz się z ich sukcesów, omawiaj z nimi porażki i błędy.

INNOWACJA. Jeśli wszystko w planie jest zbyt szczegółowo ustalone, gdy nie ma miejsca na nowość, na odmienne sposoby realizacji celów - to znacznie zmniejsza się motywacja. Sposoby dojścia do celu powinny całkowicie zależeć od wykonawców. Możliwość wyboru jest bowiem czynnikiem silnie motywującym. Dobieraj do swojego zespołu osoby zróżnicowane, a nie takie same. To zdecydowanie poprawi skuteczność działania zespołu. Każdy bowiem będzie miał inne silne strony, a słabe strony u jednej osoby znajdą oparcie w innej osobie.

WYKAZANIE ZROZUMIENIA*.* Staraj się zrozumieć członków swojego zespołu. Nie musisz zgadzać się z nimi w każdej sytuacji, ale staraj się zrozumieć ich punkt widzenia. Słuchaj co mają do powiedzenia i obserwuj ich zachowanie, a będzie ci znacznie łatwiej osiągnąć z nimi porozumienie. W przypadku konfliktu w zespole staraj się wysłuchać podzielone strony. Nie faworyzuj żadnej z grup. Zwróć ich uwagę na wspólne cele i priorytety, które wyznaczyliście. Staraj się oddzielać emocje od faktów i przedstawianych danych. Przyjrzyjcie się problemowi „na zimno". Nie ignoruj jednak konfliktu.

ROLE. Pozwól, aby role grupowe wytworzyły się naturalnie. Nie przydzielaj ról odgórnie - nie decyduj kto ma być liderem, a kto generatorem pomysłów. Każdy przyjmie tę rolę w której najlepiej będzie się czuł w tym konkretnym zespole i w ten sposób będzie mógł działać efektywnie. Staraj się tworzyć w twoim zespole atmosferę zabawy i przyjemności. Wybierzcie się od czasu do czasu na piknik, na wspólne przyjęcie, wspólny wyjazd. Takie wspólne eskapady działają integrująco na zespół i sprzyjają jego skuteczności.

WSPÓŁPRACOWNICY*.* Porozmawiaj z innymi menedżerami, w jaki sposób tworzą swoje zespoły. Jakich dobierają ludzi? W jaki sposób motywują, w jaki sposób planują? Co robią takiego, że ich zespoły osiągają wysoką efektywność? Poradź się ich. Przedstaw swoją sytuację, a na pewno otrzymasz choć kilka cennych wskazówek. Porozmawiaj z członkami swojego zespołu. Czy postrzegają cię jako dobrego przewodnika grupy? Czy czują się swobodnie w zespole, czy dobrze im się z tobą współpracuje? Co chcieliby zmienić we współpracy z tobą? Co im się bardzo podoba, a co nie?

Tagi: manager, zarządzanie, strategie, marketing i zarządzanie
komentarze
+1
+1
ważne
smutne
ciekawe
irytujące
Napisz komentarz