Budują most z papieru, a zamiast whisky w butelce jest piasek. Dlaczego managerowie bawią się jak dzieci?

- _ Mój ojciec twierdzi, że całe życie nic nie robię tylko się bawię, a teraz jeszcze na tym zarabiam _ – żartuje Marcin Żmigrodzki. Niedawno kupił kilkanaście tysięcy klocków Lego. Powstanie z nich Koloseum lub wielki port. Wcześniej zamówił całą paletę malutkich buteleczek, które wypełni kolorowa whisky... z piasku. Są też zestawy klocków do składania robotów i sportowe stopery. Wszystko posłuży do nietypowych szkoleń dla firm. Massawa, Koloseum, Mayday to gry symulacyjne oparte na prawdziwych historiach. Na pozór zabawa, ale uczy trudnej sztuki w biznesie - zarządzania złożonymi projektami. Skutecznie?

–_ Wiadomo, że wszyscy lubimy bawić się, wcielać w różne role i zmagać o to, kto okaże się lepszy. Przy okazji zawodnicy uczą się jak dobrze zarządzać budżetem, czasem, ludźmi i ryzykiem, i osiągać wyznaczone cele. Cała symulacja trwa aż dwa dni _ – tłumaczy Paweł Gąsowski, trener biznesu i współzałożyciel octigo.pl, która oferuje szkolenia z zarządzania projektami i procesami oparte na symulacji biznesowej.Poważny biznes w zabawie, czyli budujemy port z klockówObaj mają po trzydzieści parę lat, są managerami z wieloletnim doświadczeniem w pracy w kilku firmach. Marcin Żmigrodzki jest doktorem ekonomii, jako pierwszy w Polsce zdobył najwyższy certyfikat Project Managment Institute (PgMP). Paweł Gąsowski jest utytułowanym coachem, szefem szkoły trenerów biznesu.

Project Managment Institute to znana amerykańska organizacja promująca dobre praktyki biznesowe. Działa w kilkudziesięciu krajach na całym świecie.Przyznaje prestiżowe certyfikaty z zarządzania projektami.

Poznali się siedem lat temu w korporacji, gdzie pracowali. Siedzieli biurko w biurko, jeden odpowiadał za szkolenia, drugi za zarządzanie projektami. I wtedy pojawiła się potrzeba, by stworzyć biznesowe szkolenie, które poprawi zarządzanie projektami. To działanie, które ma niebagatelne znaczenie dla wyników firmy. Zaczęli razem nad tym pracować. Potrzebowali ciekawej historii. Znaleźli Massawę.

Kiedy komandor Edward Ellsberg w 1941 roku obejmował dowództwo nad zniszczonym portem w Massawie w Erytrei, nie przypuszczał, że to przedsięwzięcie będzie tak wielkim wyzwaniem, a jednocześnie stanie się przełomem w jego karierze wojskowej oraz zapewni mu awans na admirała. Najgorętsze miejsce na Ziemi (ponad 40°C), o przeraźliwej wilgotności, gdzie nawet tubylcy muszą robić przerwy w pracy w południe. Wielonarodowy i wielojęzykowy zespół. Zniszczona infrastruktura portu. Zbliżający się niemiecki front i brak wsparcia amerykańskiej administracji. Wszystkie te elementy sprawiły, że budowa Massawy przeszła do historii.

zajęcia z Koloseum (mat. octigo.pl) Kiedy Żmigrodzki zaczął drążyć temat okazało się, że to może być to, co dam im fabułę do rozwinięcia złożonego biznesowego szkolenia. Wspólnikom udało się nawet kupić przez internet pamiętnik Edwarda Elsberga. To sześćsetstronicowa książka, która nigdy nie była wydana w Polsce. – _ Komandor w swoim życiu prowadził wiele trudnych biznesowych projektów, chociaż nigdy ich tak nie nazywał _ – żartuje Gąsowski.

Podczas szkolenia wymyślonego przez Żmigrodzkiego i Gąsowskiego uczestnicy także budują port, tylko że z kilku tysięcy klocków Lego. Goni ich czas, mnożą się trudności. Gra to tło do przećwiczenia różnych umiejętności, takich jak planowanie budżetu, zasobów, umiejętne reagowanie na nagłe sytuacje i w efekcie docieranie do celu. To nie tylko ćwiczenie współpracy w grupie. – _ Pokazujemy też, że zarządzanie projektem to nie nudne procedury i biurokracja. W praktyce wychodzi, że liczy się robota każdego człowieka w firmie _ – tłumaczy.
Wyprodukujmy sobie whisky z piasku Nie zawsze jednak jakaś ciekawa historia okazuje się strzałem w dziesiątkę. Tak było z grą Mayday, Mayday. Szukali pretekstu do symulacji na temat zarządzania ryzykiem w projekcie. Chcieli wykorzystać serial _ Prison Break _, gdzie bohater działa pod dużą presją czasu, musi radzić sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami. Ale niestety nie dało się tego zaprząc w narzędzia szkoleniowe, jakimi są ich gry. Po kilku miesiącach testów wrócili do punktu wyjścia.

szkolenie na bazie gier trwa dwa dni (mat. prasowe)Wtedy z pomocą przyszedł im artykuł o firmach, które mają dwa, trzy zlecenia w roku. Zajmują się podnoszeniem statków. Wówczas Marcina i Pawła zainspirowała historia przewróconego na bok promu _ Coguare Ace _, wypełnionego 6 tysiącami drogich aut. I tak powstało szkolenie, gdzie kapitan drobnicowca płynącego po Bałtyku zmienia kurs na tonący prom, do którego przez uszkodzoną burtę wlewa się woda. I zaczyna najbardziej ryzykowną akcję ratunkową w swoim życiu. A uczestnicy - nietypowe szkolenie.

Czasem twórcy szkoleń zaczynali od końca. Na przykład mieli efekt finalny, czyli w
tym wypadku robota z Lego, który musiał być modyfikowany w zależności od potrzeb. I do niego szukali historii. Stanęło na górnikach uwięzionych w zasypanej kopalni, którym trzeba dostarczać różne rzeczy. Innym ciekawym efektem finalnym ich gry jest whisky z kolorowego piasku lub dwumetrowy most z papieru, które produkują zawodnicy.

whisky z piasku (mat.prasowe)Zawsze korzystają z prostych pomocy – klocków Lego, papieru, piasku, malutkich buteleczek – tak by trener mógł zapakować to do walizki. Nieraz długo szukają odpowiednich przedmiotów. Np. okazało się, że kolorowy piasek musi pochodzić od jednego dostawcy, bo ważna jest gramatura.To gra zupełnie inna niż paintballStworzenie pierwszej gry pokazującej zarządzanie projektami trwało pół roku. Czasem zajmuje to półtora roku (tak było w przypadku Whisky) lub nawet dłużej. Kiedy mają już szkielet, zaczynają testy.

Sporo czasu zajmuje nanoszenie poprawek, uwzględniających uwagi uczestników. Np. że zadanie jest za trudne albo jakiś etap trwa za długo. – _ Jak to skrócić, żeby jednak nie stracić na merytoryce zajęć? Jak je zdynamizować? To nie jest łatwe zadanie _ – wylicza Paweł Gąsowski.

Pierwszą grę testowali w korporacji w której razem pracowali. – _ Ludzie lubią wyobrazić sobie jak by to było, gdybym ja tam był, co bym zrobił, czy dałbym radę, itd. _- mówi Żmigrodzki. Obecnie mają na swoim koncie około dziesięć biznesowych gier symulacyjnych. Otrzymali za nie cztery światowe nagrody Project Management Institute.

- _ Nie można nas mylić z grami integracyjnymi, gdzie zabiera się pracowników na paintballa _ – tłumaczy Żmigrodzki. Ich symulacja jest tworzona pod konkretny problem, zagadnienie biznesowe. _ - Ma spełnić trzy warunki: dać ważną wiedzę, praktyczne jej wykorzystanie, ale także zmienić nastawienie ludzi. Tak, by zrozumieli, dlaczego jest im to potrzebne _ – dodaje. Dlatego ich klientami z reguły są duże firmy, ale w Massawę i inne gry grali już nauczyciele akademiccy, urzędnicy, informatycy, ludzie z firmy farmaceutycznej, finansowej, produkcyjnej. – _ Nie mieliśmy na szkoleniu jeszcze tylko wojskowych _ – śmieje się Żmigrodzki.

klocki Lego czasem są niezbędne (mat.prasowe) - _ To nie jest tylko gra, lecz duża dawka wiedzy, podanej w praktyce _ – mówi Joanna Błądek-Socha, Specjalistka ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi z Danone. W jej firmie Massawa organizowana była dwukrotnie dla działów informatycznych. _ - Uczestnicy wracali do nas z informacją zwrotną o dużej dawce praktycznej wiedzy wyniesionej z gry _ – opowiada Błądek-Socha.

Konwencja rozgrywki bardzo wciąga, bo to nie tylko budowanie portu. Każdy klocek ma swoją cenę, trzeba planować wiele etapów pracy, ważny jest czas i zachowanie lidera. Tego typu symulacje pozwalają też na zmianę dotychczasowego podziału ról, kiedy zwykły pracownik zostaje prowadzącym zespół. Daje mu to szansę na pokazanie się z innej strony. – _ Szkolenie oparte na nauce poprzez praktykę to także dobry sposób na integrację grupy, zwrócenie uwagi na kwestie komunikacji podczas prowadzenia projektu _ – mówi Błądek-Socha.

Tego typu szkolenia kosztują od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych, w zależności od liczby uczestników i trenerów, którzy prowadzą i moderują grę. Ostatnio modna jest tzw. grywalizacja, czyli uczenie poprzez zabawę, która daje praktyczną wiedzę biznesową. Na rynku znane jest także ciekawe szkolenie - Apollo 13, oferowane przez inną firmę na rynku.

Zdaniem Joanny Błądek-Sochy, tego typu gry symulacyjne mogą być dobrym wstępem do późniejszego szkolenia przygotowującego bezpośrednio do egzaminu na certyfikacyjnego PMI.

Szef pokaże swoją prawdziwą twarz. Nie tylko onNiby zabawa, ale podczas rywalizacji między grupami pojawiają się spore emocje.

most z papieru, który powstał podczas zajęć (mat.prasowe)– _ Po pierwszym dniu szkolenia, widzę jak wiele osób zamiast iść na przysłowiowe piwo i gadać o wszystkim, tylko nie o pracy i szkoleniach, siedzi i analizuje sytuacje, co poszło nie tak, co można było zrobić inaczej _ – opowiada Żmigrodzki. I tak na szkoleniach zdarzały się już kłótnie, obrażanie się czy dosadne stwierdzenia pod czyimś adresem. Były nawet łzy. Ktoś kiedyś chował się za kotarą, by uniknąć odpowiedzialności za popełniony błąd, inna osoba zmykała do łazienki.

To dwa dni zajęć, kiedy obnażanych jest wiele mechanizmów, nie da się tam nikogo udawać. – _ To zabawa, ale czasem budzi wiele emocji. Nie jesteśmy jednak psychologami. Podczas szkolenia pomagamy biznesowo przeanalizować uczestnikom, dlaczego coś nie poszło. I znaleźć wyjście z sytuacji _ – tłumaczy Paweł Gąsowski. Przy okazji wychodzi wiele problemów, które mają miejsce na co dzień w firmie, to że ktoś się ciągle spóźnia, inny jest konfliktowy, a kolejny unika pracy. Albo że szef zarządza firmą autorytarnie, a pracownicy tego nie akceptują. – _ Właśnie podczas gry, sytuacji, kiedy nie mamy codziennej zależności służbowej, objawia się mnóstwo tego typu reakcji _ – tłumaczy Gąsowski.

Na bieżąco są weryfikowane posunięcia i wyniki. - _ Nikt nie mówi uczestnikom jak być powinno, tylko oni sami na to wpadają, analizują, wyciągają wnioski przy pomocy moderatora _ – mówi z kolei Krzysztof Wołczecki, dyrektor zasobów ludzkich grupy Koelner, który już kilka razy zetknął się z tym szkoleniem. Obowiązuje zasada - pozwalamy zatonąć, a potem pomagamy znaleźć ratunek. – _ Massawa czy Koloseum to gry, które zawsze zostawały ludziom w głowach. Pracownicy się wkręcają, a potem analizują co i jak. Wnioski zostają na długo _ – opowiada Wołczecki.

Obaj twórcy nietypowych szkoleń biznesowych zdają sobie sprawę, że własna firma to nie gra. – _ Jesteśmy dorosłymi facetami, nie dzieciakami _ – podsumowują na koniec. Choć wciąż wiele osób myśli, że ich praca to przede wszystkim... układanie Lego.